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原文作者：OpenAI
Plex Coffee 依托 ChatGPT Business，在快速扩张中保持其温馨体验和高效运营
Plex Coffee 创立之初，便基于三大承诺：价格实惠、方便快捷以及温馨的社区氛围。联合创始人 Philipp Cheng 和 Max Kamp 从科技行业汲取灵感，以精益创业的心态运营着他们的咖啡馆。Cheng 表示：“从招聘到供应链，所有可以自动化的流程，我们都实现了自动化。”
然而，随着 Plex 从一家店扩展到四家店，创始人遇到了传统自动化无法解决的新挑战。ChatGPT Business 成为了他们的自然选择。
“我们团队的每个人都已经在使用 ChatGPT，并且熟悉这个工具。而自定义 GPT 的能力让我们能够为各种用例创建专用的迷你工具。”
规模扩张下，如何守护咖啡馆的“好氛围”？
早期员工直接由创始人亲自培训，但随着咖啡师和店经理数量的增加，要在新员工身上传承以“在场感”和“个性化关怀”为基础的文化变得越来越难。
Cheng 回忆说：“Max 和我刚开始创业时，我们自己就站在柜台后面。我们亲自向每一个新来的咖啡师展示如何与顾客互动、如何制作不同的饮品、如何处理店内的突发状况。但随着规模扩大，想把同样的文化植入新员工变得越来越困难。”
随着 Plex 的发展，两个问题凸显出来：知识共享分散和培训不一致。由于兼职员工轮换，关于“某件物品在哪里”、“某个流程的具体细节”等日常问题在 WhatsApp 群组中爆炸式增长。“我们越来越难以进行有效的知识共享，结果就是 WhatsApp 上信息泛滥……店经理们宝贵的专注时间被大量打断了，”Cheng 解释道。
培训标准化也变得困难。随着员工增加，店经理花在辅导新员工文化和客户体验上的时间越来越少。Cheng 曾尝试分发一份 25 页的手册，但“根本没有人认真看”。
利用 ChatGPT Business 解决知识共享与入职培训难题
Plex 最初尝试将知识集中在 Notion 中，但很快遇到了瓶颈。“关键词搜索效果不佳，因为每个人描述他们要找的东西所用的词都不一样，”Cheng 说。随后，团队启用了 Notion 连接器。这使得 ChatGPT 能够根据 Notion 文件和维基百科中的内容进行回答，员工只需用自然语言提问即可。
“在某些问题上，我们的 WhatsApp 消息量因此减少了 50% 以上，因为大家现在知道在哪里可以找到信息，”Cheng 说道。员工通过店内的 iPad 与 ChatGPT 交流。这样节省下来的注意力，被重新投入到 Plex 最重视的领域：社区互动和活动，店经理现在有了更多时间来组织这些活动。
通过 ChatGPT Business，Cheng 实现了 25 页手册的全新用途：“我把这份手册上传到一个自定义 GPT 中，然后分享到我们的入职邮件里。”这个 GPT 会以对话形式，教授核心公司价值观以及诸如 Plex 咖啡豆采购地等具体技术细节。
“它不是简单地堆砌信息，而是在对话中以引人入胜的方式进行传授，”Cheng 表示。这意味着知识能更好地沉淀下来，店经理也不必花费大量时间指导每位新员工：“入职培训时间从几周缩短到了几天。”
ChatGPT Business 成为跨运营环节的合作伙伴
在入职培训和知识共享流程顺畅后，Plex Coffee 开始探索将 ChatGPT Business 应用于其他运营场景：
- 选址调研。 随着 Plex 的发展，Cheng 利用 ChatGPT Business 来评估新店址：“我使用深度调研工具来估算未来客户量和潜在收入。”
- 洞察需求变化。 如果某天或某周的生意特别冷清或火爆，“ChatGPT 通常会给出非常棒的解释，比如有多少学生离开了，或者当周有什么活动。即时、深入地理解需求模式，是无价的，”Cheng 说。
- 自动化采购订单。 与供应商下单很耗时，因为每个供应商都有不同的门户和工作流程。为了解决这个问题，“我们正在试验直接通过 Agent 向供应商下单，”Cheng 提到。对于一个多城市的连锁店来说，这可以减少重复性的行政工作，并确保库存充足。
将 AI 嵌入实体零售业务
对 Cheng 而言，采用 AI 让 Plex Coffee 更具韧性和适应性。“通过现在就将 AI 融入日常流程，我们对正在发生的发展有了更高的感知度，”他说。“无论你身处哪个行业，都能从中获得巨大的价值。”
Plex Coffee 计划扩展到 10 家门店，同时保持精简的运营模式，他们将 ChatGPT Business 视为规模化过程中不可或缺的合作伙伴。但超越纯粹的效率，AI 正在为**人情味**的复苏创造空间——让咖啡师有更多时间与顾客交流、分享美好的氛围，即便公司在不断壮大，咖啡馆的体验依然保持着个性化。
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